De ceva timp, a avea o ședință sau o întâlnire și cu angajați care lucrează de la distanță este ceva normal.
Dar o mare parte dintre aceștia nu se simt că fac parte din acea întâlnire. Cu toate acestea o mică parte dintre companii au implementat acea etichetă a întâlnirilor hibride pentru a se adapta toți participanții.
Pentru a ajuta oamenii să depășească obstacolele care pot apărea, iată câteva recomandări pentru organizarea unei întâlniri hibride eficiente.
1.Creați o agendă incluzivă a întâlnirii și urmați-o întocmai
Să presupunem că într-o conferință aveți o parte dintre participanți prezenți cu voi în sală, iar o parte prin video conferință. Ce ar trebui să faceți?
Asigurați-vă că toată lumea poate vedea moderatorul, dacă întâlnirea beneficiază de acesta.
- La fel trebuie să vă asigurați că orice mijloc vizual poate fi văzut.
- Recomandăm ca toți participanții să fie tratați în mod egal. Secretul pentru a rămâne implicat în timpul acestor întâlniri hibride este tratarea ambelor categorii de participanți la fel.
- Asigurați-vă că setările audio și video se potrivesc ambelor grupuri de participanți.
- O dată ce o agendă a fost stabilită, este important să nu vă abateți prea mult de la plan, deoarece acest lucru poate duce la situații în afara controlului moderatorului.
- Fiți respectuoși față de ceilalți! Nu planificați întâlnirile prea devreme sau prea târziu astfel încât toți participanții să poată lua parte. De asemenea, este important să țineți cont de acest lucru dacă întâlnirea începe să depășească timpul alocat.
- Fiți incluzivi cu colegii voștri! Încearcă să amâni trimiterea mesajelor, astfel încât acestea să fie primite dimineața, nu seara târziu.
2. Verificați echipamentele tehnice și conexiunile acestora
Acest lucru poate părea evident, dar nu o dată vi s-a întâmplat ca o întâlnire să nu înceapă la timp din cauza problemelor tehnice apărute, care ar fi putut fi evitate, dacă ar fi fost verificate înainte de întâlnire.
De asemenea, trebuie să te asiguri că toți cei care participă de la distanță poți fi văzuți și auziți pentru a nu se simți excluși.
3. Începe cu un exercițiu de incluziune
Chiar și cu o agendă bine stabilită care planifică atât participanții virtuali, cât și participanții în persoană, poate fi dificil să-i implici pe toți. Dacă timpul permite, poate fi destul de benefic să dedici primele minute ale întâlnirii unui exercițiu care să asigure că toată lumea se simte confortabilă cu formatul întâlnirii. O variantă ar fi ca moderatorul să meargă printre participanți, chiar și printre cei virtuali, și să adreseze întrebări ușoare, de genul ”Cum ți-a mers săptămâna asta?”, ”Cum ai început ziua?”
4. Discuții libere, dar totuși coordonate
Este important ca moderatorul întâlnirii să se asigure că îi include în discuții pe toți. Dacă există un interval pentru discuții libere în care oamenii sunt încurajați să prezinte idei, asigurați-vă că aveți o anumită structură, astfel încât persoanele care solicită intervenția să nu se simtă încurcate.
A lua pe rând sau a le cere oamenilor să planifice în prealabil unele idei poate ajuta să ne asigurăm că toată lumea are oportunitatea de a contribui la întâlnire. Acest lucru ar trebui să fie luat în considerare și dacă va exista o secțiune de întrebări și răspunsuri a întâlnirii.
5. Păstrați urmările întâlnirii și digital
Dacă ați lucrat într-un birou, probabil că sunteți familiarizați cu întâlnirea de socializare după ședință – momentul în care oamenii analizează ceea ce tocmai s-a discutat și formulează orice întrebări pe care le-ar putea avea.
Acest tip de debriefing, deși valoros, poate tinde să-i marginalizeze pe cei care nu sunt prezenți fizic, deoarece această secțiune a întâlnirii de obicei nu este planificată. În schimb, transmiteți-le tuturor participanților, prin e-mail, minutele întâlnirii, subiectele abordate sau pașii următori. Aceasta este, de asemenea, o modalitate bună de a răspunde întrebărilor pe care oricare dintre participanți le poate avea.
6. Obțineți feedback și ajustați, dacă e cazul.
Menținerea tuturor participanților la curent după întâlnire este la fel de importantă ca și în timpul acesteia. Nu vă fie teamă să cereți feedback de la participanți cu privire la modul în care au simțit că a decurs întâlnirea. Toți au fost implicați? A avut cineva probleme în a auzi, a vedea sau a participa? Aflați ce funcționează și ce nu … și faceți modificările necesare pentru data viitoare.
În cele din urmă, când vine vorba de organizarea unei întâlniri hibride eficiente, incluziunea este primordială.
Planificarea formatului întâlnirii și respectarea acestuia și asigurarea faptului că toată tehnologia necesară funcționează corect contribuie în mare măsură la asigurarea faptului că toți cei care participă la întâlnire pot participa pe deplin și pot profita la maximum de timp.